Guide: Alt du vil vite om bemanningsplanlegging

Two-people-sitting-outside-autumn-1280x853-gat

1. Lover og regler som regulerer arbeidslivet

Å ha kontroll på regelverket er en kritisk del av arbeidsplanleggingen, spesielt arbeidstidsbestemmelsene. Disse bestemmelsene er i hovedsak styrt av tre elementer.

Arbeidsmiljøloven
Gjeldende tariffavtaler for området
Eventuelle lokale avtaler som er inngått med de tillitsvalgte

Det er ikke alltid like lett å ta høyde for disse lovene og reglene. Systemet du bruker for å fange opp avvik må tilpasses lovverket og bedriftens interne rutiner for overtidsbruk.

Vikarhåndtering i transportsektoren

Sykdom eller fravær av andre grunner, er helt uunngåelig. Om noen blir syk eller borte fra jobb, må man finne noen som kan dekke den ledige vakten. Togene, bussene og båtene må tross alt gå. Da er det viktig med effektive prosesser for å hente inn nødvendig arbeidskraft. Det å få oversikt over ekstrakostnader er også viktig. Dette hjelper våre systemer med.

Hvor mange ganger brøt din bedrift Arbeidsmiljøloven i fjor?

Arbeidsmiljøloven skal sikre trygge ansettelsesforhold, et sikkert arbeidsmiljø og en meningsfylt arbeidshverdag for alle medarbeidere. Men den brytes til stadighet. Er du sikker på at du holdt deg på den riktige siden av loven i fjor?

2. Økonomiske fordeler ved arbeidsplanlegging

God kostnadskontroll er viktig for alle virksomheter. For mange virksomheter er marginene små, noe som gjør at variable lønnskostnader, innleie av vikarer og fravær utgjør store utgiftsposter. Med et godt system for styring av ressurser, blir det enklere å budsjettere en arbeidsplan som benytter tilgjengelige ressurser riktig, uten at budsjettet sprekker. Samtidig kan man sikre at virksomheten fungerer på sitt aller beste.

Ansattmedvirkning kan redusere personalkostnadene

Det er ingen konflikt mellom det å redusere personalkostnader og det å oppnå økt trivsel blant de ansatte. Ansattmedvirkning gir arbeidstakeren innflytelse over sin egen arbeidshverdag. Man gir anledning til å påvirke hva som skjer på arbeidsplassen gjennom:

Tilgang til funksjoner som gir de ansatte mulighet til å søke om ferie selv
Tilgang til funksjoner som lar de ansatte shoppe ledige vakter selv.
Tilgang til funksjoner som lar ansatte komme med innspill til plan

Dette kan over tid gi gevinster som sparer penger og øker tilfredshet.

Planlegging som styringsverktøy

Ingen ønsker at variable kostnader, det vil si de kostnadene som er direkte knyttet til produksjonen, løper løpsk. Med gode planleggingssystemer vet du til enhver tid hvor mye det vil koste å drive virksomheten. God planlegging legger grunnlaget for god styring. Om du kan se kostnadsforskjellene ved å benytte ansatt A i stedet for ansatt B til en vakt, vil ressursstyringen:

Gå raskere
Bli mer kostnadseffektiv
Fungere som styringsverktøy

Kildene til høye personalkostnader

En virksomhet med ansatte vil ha personalkostnader. Det vet alle. Faktorer som påvirker er ofte:

Vikarbruk
Overtidsarbeid
Manglende kompetanse på jobb
Utdaterte systemer

3. Økt trivsel på arbeidsplassen

En arbeidsplass med ansatte som trives, er en arbeidsplass preget av produktivitet, effektivitet og motiverte medarbeidere. Trivsel på arbeidsplassen kommer altså hele virksomheten til gode. God arbeidsplanlegging bør tar hensyn til rettferdig fordeling av vakter, og lar de ansatte selv få påvirke når de skal jobbe. Dette gir dem fleksible arbeidstidsordninger og sørger for at de ansattes behov og ønsker blir ivaretatt på best mulig måte.

Arbeidsmiljøloven gir arbeidstakere rett til fleksibel arbeidstid dersom dette kan gjennomføres uten vesentlig ulempe for virksomheten. Det gir de ansatte større fleksibilitet i sin egen arbeidshverdag og bidrar til å redusere fraværet på arbeidsplassen. Men det har også noen fallgruver du må ta hensyn til.
Fleksibel arbeidstid baserer seg i stor grad på tillit. Gir du dine ansatte denne tilliten, må du også ha et system for ressursstyring som fanger opp eventuelle avvik. Har du ikke disse systemene, så baserer du hele ordningen på tillit uten den tilstrekkelige kontrollen.
Transparent fordeling av vakter og overtid: Rettferdighet er viktig for arbeidstakere. Oppleves det at enkelte medarbeidere ofte får tildelt de beste arbeidsvaktene, kan misnøyen stige. Det kan du unngå med en transparent fordeling av vakter og overtidsarbeid.

4. Sykemeldinger og fravær

Vet du de faktiske årsakene til sykefravær i din virksomhet?

Forstår du ikke hva som forårsaker sykefraværet i bedriften din, er det også vanskelig å forebygge det. En effektiv reduksjon av sykemeldinger i bedriften din handler om å forstå det underliggende mønsteret som driver sykefraværet. Det første steget mot lavere sykefravær, er å få oversikt over det. Årsakene til fravær på arbeidsplassen kan være mange og sammensatte. Men de følger gjerne et mønster. Baserer du bemanningsplanleggingen din på historiske data, er det lettere å forebygge fravær gjennom hele året. Vet du når fjorårets fravær oppstod, er det også lettere å ta høyde for det i fremtiden.

Slik oppnår du bedre ferieavvikling

Mange bransjer holder omtrent samme høye farten året gjennom. Produksjonsbedrifter med turnusordninger, helsevesen og mye av servicenæringen, må legge opp til bemanning også når andre har fri. God planlegging bidrar til å redusere korttidsfraværet. Å ta seg en «tredagers» er kanskje ikke så utbredt lenger, men mye korttidsfravær er fortsatt et problem for flere virksomheter. God bemanningsplanlegging vil være et betydelig bidrag til å redusere antallet medarbeidere som blir syke i korte perioder.

5. Integrasjoner mot IT-systemer

Vi lever i en datadreven tid, der mengden informasjon som samles inn bare øker. Men systemene som informasjonen og dataene lagres i henger ikke med i svingene. Altfor ofte blir virksomhetskritisk data sittende fast i siloer og isolerte IT-systemer. Systemer som aldri var laget for å kommunisere med hverandre.

For å høste gevinstene av den digitale tiden vi lever i, må data frigjøres ved å integrere IT-systemene med hverandre. Det gjør administrasjonen av systemene enklere, effektiviserer arbeidsplanleggingen og gjør viktige data tilgjengelig både for ledelsen, ansatte og vikarer.

Unngå dobbeltarbeid med integrerte systemer

En hel portefølje med løsrevne IT-systemer kan føre til:

Økt behov for vedlikehold.
Ansatte må gjenta datainntasting på flere steder.

Integrerer du systemene dine, knytter du tidligere isolerte data sammen og fjerner unødvendig og tidkrevende manuelt arbeid. Integrerte system eliminerer siloer, fjerner flaskehalser i informasjonsflyten og effektiviserer prosessene dine.

6. Hva koster et ressursstyringssystem?

Prisen på et system for ressursstyring avhenger av flere faktorer. Både hvor funksjonsrikt systemet er og hvor komplekse behov du har.

Investeringen i et system for ressursstyring henter du imidlertid inn igjen i reduserte kostnader. For det første bidrar slike systemer til å effektivisere arbeidsplanleggingen, noe som reduserer administrasjonskostnadene. For det andre blir det lettere å holde kontroll på variable kostnader og redusere kostnader ved overtidsarbeid. For det tredje kan et godt system hjelpe deg til å redusere korttidsfraværet blant de ansatte.

Visma Enterprise AS tilbyr flere løsninger i det norske markedet. De dekker et bredt spekter av ulike behov, i både størrelse, kompleksitet og omfang: Gat, Enterprise Plus Ressursstyring og Flyt Ressursstyring.

Kontakt oss så finner vi rett løsning for din virksomhet.

Alt du vil vite om ressursstyring